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提出物のデジタル化から生まれる心のゆとりとオフィスのゆとり

更新日:6月13日

デジタル化(ペーパーレス化)することで、提出物がどのくらい減ると思いますか?

提出物として回収する現物がなくなるだけで、手を動かす手間や時間が減らせるんです。

そして、実は費用の節減にもなるんです!


常駐しているイーストの売上管理からみた変化についてのお話です。



提出する現物がなくなって作業時間の節約に成功
山積みになっている提出書類のイメージ画像

実際に売上管理にかかる提出物をデジタル化した230店舗の大型商業施設がありました。


この商業施設は、以前まではテナントさまから毎日売上日報やクレジット伝票が提出されており、その時は店舗数が多いため、なんと毎月段ボール7箱分の日報用紙と、3箱分のクレジット伝票を回収していました。


その日報用紙を廃止し、精算レシートの画像添付を報告時に使用することで現物の提出がなくなりました。

現物の提出が要らないということは、日報に記入したり、投函BOXへ行く必要がなく、売上報告し、精算レシートの写真をアップロードすれば完了と、とってもカンタンで手間が掛からなくなりました。


さらに、カード会社提出用も紙出力が無くなったことで、締作業時に枚数を数えることもなければ、翌日の営業時間中に未提出の伝票があると催促されずに済みます。


これまで、カード会社提出用に不足があった場合、店舗側では、店控えのある場所を探す、いつもの引き出しを探す、といった感じで大捜索になったりすることもしばしば。


そのうえ、期限が迫っている場合は営業時間中に持参いただくこともあれば、日報袋にて提出いただくこともありましたが、デジタル化することによって店舗は未提出物を持って管理オフィスに向かうこともなくなります。

広い施設では管理オフィスまでの道のりが遠いこともありますから、確実に時間と手間は省けますよね。



ペーパーレス化で費用の節減にも
ペーパーレス化で費用の節減のイメージ画像

ペーパーレス化によって費用の節減ができるメリットが生まれます。


日報用紙の廃止で、印刷発注がなくなりました!

クレジット端末ロール紙の消費量も大幅に抑えることができました!

カード会社提出用は、送付用の段ボールに部屋が圧迫されることもなくなり、発送代もかなり減少しました!

(前出の商業施設では毎月段ボール3箱分を詰めて各カード会社へ送付していたのですが、これが今では年間1箱に満たない量となりました😊)


紙類をなくすことで、これまで当たり前に発生していた費用を抑えることに繋がっています。



削減することでうまれるゆとり

このように、紙類をデータ化することで現物回収がなくなり、時間と費用とスペースの節約に繋がるという事例のご紹介でした。


手間が省けることで効率も上がって、気持ちに余裕を持てることにもなりますし、オフィスも広々と使えて、まさにデジタル化(ペーパーレス化)はメリットだらけですね。


ご興味ありましたら、一緒にデジタル化を考えてみませんか?

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