こんにちは。突然ですが、皆様のお勤め先の施設では電子帳簿保存法への対応は万全ですか？
2024年1月から「電子取引」に関するデータ保存の義務化が開始されましたが、商業施設のオペレーションでは、テナント様へ精算書を送る際に大いに関連します。
2023年10月にはインボイス制度への対応で大騒ぎしたのに、次は電子帳簿保存法対応？
少しウンザリされているご担当者様も多いのではないでしょうか。。
『一応、対応しているつもりだけど…これで合っているのか不安』
『今のところテナントさんに精算書を郵送しているけど、このままで良いのかな？』
今回の記事は、そんな不安をお持ちの施設ご担当者様に読んでいただきたい内容です。
電子帳簿保存法って？
まずは簡単に電子帳簿保存法の要点をおさらいしましょう。
電子帳簿保存法は、各税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を、電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。
2022年1月1日より、改正電子帳簿保存法が施行され、「電子取引」に関するデータ保存の義務化されました。
皆様の会社でも経理部門から、領収書をシステムにアップロードするよう促されたり、送付、受領した請求書などを、自社のファイルサーバの所定フォルダに置くようになど、社内ルールのアナウンスがあったのではないでしょうか。
2023年12月末までの2年間は猶予期間とされており、対応へ向けての準備期間が設けられていました。
猶予とは言っても、インボイス対応で忙しくしている間に2年はあっという間に過ぎ去り・・
2024年1月1日からは正式に「電子取引」に関するデータ保存の義務化が開始されています。
きちんと管理できていますか？
電子帳簿保存法には三つの区分があります。
①電子帳簿等保存
②スキャナ保存
③電子取引データ保存
①については、会計ソフトで作成した帳簿や決算関係書類が該当し、SC運営上で送った書類については、②③が関連することになります。
②は、紙で作成した精算書などを画像データで保存すること
③は、精算書などをデータでやり取りした場合、データを保存することとされています。
デベロッパー様がテナント様へ精算書を送る際ですが、紙に印刷して郵送されているケースもあると思います。
その場合は、②スキャナ保存に該当しますので、デベロッパー様の意向で、紙で保存するかデータ保存するかを決められますので、今まで通りの運用でも問題ありません。
デベロッパー様の中で、精算書をPDFファイルでメール添付して送付していたり、オンラインサービスなどを用いて、Web上で送付していたりする場合、③電子取引データ保存に該当し、送付したデータを保存しておかなければなりません。（弊社MallPro® のWeb明細配信も該当します）
どうやって保存したらいいの？
『送ったメールはメールソフトの履歴でも残っているから大丈夫』
『データはオンラインサービスで送っているから安心だよね』
送付履歴があるので、もし税務調査で指摘があったとしても、その都度検索すればいいと思っていませんか？
電子取引データは要件に則った保存が必要になります。
保存したデータは「データの真実性を担保する措置」が求められるのですが、電子取引データに改ざんが加えられていないことを証明するため、以下のいずれかの要件を満たさなければなりません。
タイムスタンプ※が付されたデータを受け取る、データに速やかにタイムスタンプを押す ※電子データの作成日時と内容を証明するための証明書
データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを送って保存する
不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定を整備・運用する
それに加え、保存したデータを「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにする、という要件も求められます。
皆様の施設では対応は万全でしょうか？
（弊社MallPro® のWeb明細配信をご利用の場合も対応をご検討いただく必要があります）
今のままだとこんな手間が…
「データの真実性を担保する措置」については、
不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定を整備・運用する
という要件が満たされていれば良いとされていますので、規定を設けて運用する形が、比較的対応し易いかもしれません。
国税庁HPに参考資料として規程のサンプルが掲載されています。
（弊社MallPro® のWeb明細配信をご利用の場合も、一度配信した後、訂正して再配信を行った場合は、初回配信時のデータは上書きする仕様のため、事務処理規定の整備などをご検討いただく必要があります）
保存したデータを「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにする要件は、少し労力を要するかもしれません。
例えば、社内のファイルサーバーに、送付した精算書データを保存するためのフォルダを作成して、テナント企業毎にフォルダ分けし、精算書のファイル名に「送付日」「返還・請求金額」「テナント名」を付したものを保存しておくなどの方法が考えられます。
（弊社MallPro® のWeb明細配信をご利用の場合も、配信の都度、精算明細書・請求書をテナント毎に出力し、上記対応を行うなどご検討いただく必要があります）
MallPro® なら対応完結！
MallPro® では、これら面倒な対応をすべて解消するため、『電子帳簿保存法対応オプション機能』をリリースしました。
「データの真実性を担保する措置」の
データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを送って保存する
に対応するため、締処理履歴の画面内に明細ダウンロードボタンを設け、Web明細を配信した時点のファイルを常時ダウンロードできるようにしました。
もし何らかの理由で再配信した場合も、配信履歴と共にデータも保存されますので、要件を満たす形になります。
また、ダウンロードしたファイルは、テナント企業毎にフォルダ分けされ、ファイル名にも
「テナントコード」
「テナント名」
「締旬」
「配信日時」
「返還・請求金額」
が付される形になりますので、社内のファイルサーバーに保存する運用をされる場合もそのままご活用いただけます。
加えて、保存したデータを検索する要件を満たすため、データ出力「配信済Web明細」検索機能も併せてリリースしました。
こちらはWeb明細配信した精算明細書・請求書を
「テナント」
「締旬」
「金額」
を指定して検索、ダウンロードする機能です。
電子帳簿保存法対応オプション機能をご利用いただくことで、現在のオペレーションに何ら変更を加えることなく、法令対応が可能となります。
（弊社MallPro® ではタイムスタンプには対応していませんが、
・データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを送って保存する
を実現し、「データの真実性を担保する措置」の要件を満たしています。）
お申し込みもカンタン
既にMallPro® の売上管理機能をご利用中のお客様なら、導入はとても簡単です。
弊社営業担当に、利用を開始したい旨をお知らせください。約1週間程度で、ご利用中のMallPro® へ機能を開放します。
営業担当がご不明な場合は、システムサポート窓口へお問い合わせください。
ご料金は1施設毎に月額1万円（税別）となり、初期費用はかかりません。
MallPro® 導入をこれからご検討いただくデベロッパー様は、以下のお問い合わせフォームよりご連絡ください。
今回の記事では電子帳簿保存法にまつわるMallPro® のオプション機能を紹介しました。
より詳細な話を聞きたい、MallPro® のデモンストレーションを見たいなどのご要望があれば、お気軽にお問い合わせください。
MallPro® では法令対応（インボイスなど）はもちろんのこと、お客様の声や自社の売上管理センターからの情報をもとに、お客様の小さなペインを解消すべく、ほぼ毎月、機能改善のリリースを行っています。
稼働したら終わりのシステムではなく、お客様と共にお客様の業務効率化の為に伴走し続けるシステムです。
是非ご検討をよろしくお願いします。
※「MallPro🄬」および「モールプロ🄬」は株式会社イーストの登録商標です
